Bài 5.3: Bí quyết quản lý bất động sản từ xa hiệu quả, giảm rủi ro

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ và các giải pháp quản lý bất động sản (BĐS) hiện đại, việc quản lý tài sản từ xa không còn là thách thức quá lớn đối với các nhà đầu tư. Đặc biệt khi bạn sở hữu nhiều bất động sản ở nhiều khu vực khác nhau, việc quản lý hiệu quả các tài sản này từ khoảng cách xa trở nên cực kỳ quan trọng để đảm bảo lợi nhuận và giá trị tài sản không bị suy giảm. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá các phương pháp, công cụ và chiến lược giúp bạn quản lý bất động sản từ xa một cách hiệu quả, chuyên nghiệp và giảm thiểu rủi ro.

Sử dụng công nghệ để quản lý bất động sản

Phần mềm quản lý bất động sản

Phần mềm quản lý bất động sản giúp bạn tổ chức và quản lý các chi tiết liên quan đến tài sản của mình từ bất kỳ đâu, từ thuê mướn đến bảo trì và kế toán. Các tính năng chính bao gồm:

• Quản lý thuê bao: Theo dõi các khoản thu, chi, và quản lý hợp đồng thuê.
• Báo cáo tài chính: Tự động hóa việc tạo các báo cáo tài chính, giúp bạn dễ dàng theo dõi thu nhập và chi phí.
• Bảo trì tài sản: Lập kế hoạch và theo dõi các công việc bảo trì, từ bảo dưỡng định kỳ đến sửa chữa khẩn cấp.
• Quản lý tài liệu: Lưu trữ tất cả tài liệu liên quan đến bất động sản, như hợp đồng thuê, hóa đơn, và tài liệu pháp lý, trên nền tảng điện tử.

Các phần mềm phổ biến bạn có thể dùng thử như AppFolio, Propertyware, và Buildium.

• AppFolio Property Manager: Cung cấp giải pháp quản lý bất động sản từ A đến Z, bao gồm đăng quảng cáo thuê, xử lý thanh toán, và quản lý yêu cầu bảo trì. AppFolio còn có tính năng giám sát và báo cáo tài chính, giúp bạn theo dõi dòng tiền và hiệu suất đầu tư.
• Buildium: Đây là một nền tảng rất phù hợp cho việc quản lý bất động sản cho thuê. Buildium hỗ trợ việc đăng tải danh sách thuê, xử lý thanh toán, và quản lý tài sản. Nó cũng cung cấp công cụ để quản lý người thuê và chủ nhà, cũng như tích hợp với các nhà cung cấp dịch vụ khác.
• Propertyware: Phần mềm này đặc biệt hữu ích cho các nhà đầu tư có nhiều bất động sản, cung cấp các công cụ quản lý thuê mướn, bảo trì, kế toán, và báo cáo tài chính. Propertyware cho phép tùy chỉnh sâu, phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn.

Hệ thống giám sát và an ninh thông minh

Công nghệ an ninh thông minh không chỉ giúp bảo vệ bất động sản mà còn cho phép bạn giám sát từ xa. Dưới đây là một số công nghệ bạn có thể cân nhắc:

• Camera an ninh thông minh: Các camera như Nest Cam, Arlo, hoặc Ring cung cấp khả năng theo dõi video từ xa thông qua ứng dụng trên điện thoại thông minh. Bạn có thể xem video trực tiếp hoặc được lưu trữ để kiểm tra tình trạng bất động sản của mình mọi lúc.
• Hệ thống báo động: Các hệ thống báo động thông minh có thể cảnh báo bạn qua điện thoại thông minh nếu có bất kỳ hoạt động đáng ngờ nào tại bất động sản. Điều này giúp bạn nhanh chóng phản ứng với các tình huống khẩn cấp.
• Khóa thông minh và hệ thống quản lý truy cập: Khóa thông minh như August hoặc Schlage cho phép bạn kiểm soát ai có thể truy cập vào bất động sản của mình từ xa. Bạn có thể cấp hoặc thu hồi quyền truy cập mà không cần phải có mặt để trao chìa khóa.

Ứng dụng di động và đám mây

Sử dụng các ứng dụng di động và dịch vụ lưu trữ đám mây để lưu trữ tài liệu quan trọng như hợp đồng thuê, biên bản kiểm kê, và hồ sơ tài chính, cho phép bạn truy cập nhanh chóng vào các tài liệu này từ bất kỳ đâu. Google Drive, Dropbox, và Microsoft OneDrive là những lựa chọn phổ biến cho việc này.

Sử dụng những công nghệ này không chỉ giúp tối ưu hóa quản lý BĐS từ xa mà còn giảm thiểu rủi ro và tăng cường hiệu quả hoạt động. Việc chọn lựa đúng công cụ và phần mềm sẽ phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể và quy mô của danh mục bất động sản bạn đang quản lý.

Thuê dịch vụ quản lý bất động sản

Thuê một công ty quản lý BĐS hoặc một quản lý cá nhân có thể giải quyết nhiều vấn đề liên quan đến việc quản lý tài sản từ xa.

Lợi ích của việc thuê quản lý BĐS

• Chuyên nghiệp và kinh nghiệm: Các công ty quản lý BĐS thường có kinh nghiệm và chuyên môn trong việc quản lý các vấn đề hàng ngày như thu thập tiền thuê, xử lý khiếu nại, bảo trì và sửa chữa.
• Giảm gánh nặng cá nhân: Bạn không cần phải xử lý trực tiếp các vấn đề phát sinh, giúp tiết kiệm thời gian và giảm stress.
• Tiếp cận thị trường địa phương: Họ có kiến thức về thị trường địa phương và có thể giúp định giá thuê phù hợp để tối đa hóa lợi nhuận và giảm thời gian trống của bất động sản.

Các dịch vụ quản lý BĐS

• Quản lý Thuê và Người Thuê: Tìm kiếm và sàng lọc người thuê, xử lý hợp đồng thuê, thu tiền thuê, và xử lý khiếu nại hoặc tranh chấp.
• Bảo trì và Sửa Chữa: Quản lý bảo trì định kỳ và khẩn cấp, sửa chữa, cũng như cải tạo tài sản khi cần.
• Quản lý Tài chính và Kế toán: Bao gồm việc thu thập và ghi chép tiền thuê, thanh toán hóa đơn, và chuẩn bị báo cáo tài chính và thuế.

Chọn công ty quản lý bất động sản

• Uy tín và đánh giá: Nghiên cứu và đọc các đánh giá về công ty quản lý để đảm bảo họ có uy tín và hiệu quả.
• Chi phí dịch vụ: Chi phí quản lý thường là một phần trăm của doanh thu thuê hàng tháng, thường từ 8% đến 12%. So sánh chi phí và dịch vụ được cung cấp giữa các công ty khác nhau.
• Điều khoản hợp đồng: Đọc kỹ hợp đồng quản lý để hiểu rõ các nghĩa vụ và quyền lợi của bạn cũng như của công ty quản lý.
• Dịch vụ và hỗ trợ khách hàng: Đảm bảo rằng công ty có thể cung cấp mức độ hỗ trợ cần thiết và dễ dàng liên lạc khi cần.

Các câu hỏi cần hỏi

Khi gặp gỡ hoặc thảo luận với một công ty quản lý bất động sản tiềm năng, hãy hỏi họ những câu hỏi sau để hiểu rõ hơn về dịch vụ của họ:

• Bạn có kinh nghiệm quản lý loại bất động sản tôi sở hữu không?
• Các chi phí phát sinh khác có thể có là gì?
• Bạn có thể cung cấp danh sách các khách hàng tham khảo không?
• Bạn đang quản lý bao nhiêu tài sản hiện nay?
• Quy trình xử lý khẩn cấp hoặc bảo trì của bạn như thế nào?

Việc lựa chọn đúng đắn sẽ giúp bạn yên tâm quản lý BĐS từ xa, đảm bảo tài sản được bảo trì tốt và sinh lời cao.

Thiết lập hệ thống giao tiếp hiệu quả

Thiết lập một hệ thống giao tiếp hiệu quả là chìa khóa để quản lý BĐS từ xa thành công, đặc biệt khi bạn đang ở xa.

Thiết lập báo cáo định kỳ

• Báo cáo hàng tháng: Yêu cầu người quản lý hoặc công ty quản lý BĐS của bạn cung cấp báo cáo tài chính và hoạt động hàng tháng. Báo cáo này nên bao gồm thông tin về thu nhập thuê, chi phí, vấn đề bảo trì, và bất kỳ vấn đề pháp lý nào liên quan đến người thuê.
• Báo cáo khẩn cấp: Thiết lập quy trình cho các tình huống khẩn cấp, đảm bảo bạn nhận được thông tin kịp thời về bất kỳ sự cố nghiêm trọng nào như hỏng hóc lớn, tranh chấp pháp lý, hoặc các vấn đề với người thuê.

Đào tạo và hướng dẫn cho người quản lý

• Đào tạo cho người quản lý: Đảm bảo người quản lý hoặc đội ngũ của bạn được đào tạo để sử dụng các công cụ và hệ thống mà bạn đã thiết lập, bao gồm đào tạo về cách thức gửi báo cáo, cách sử dụng các nền tảng truyền thông từ xa, và các quy trình quản lý khẩn cấp.

Bảo trì và sửa chữa

Việc bảo trì và sửa chữa là một phần không thể thiếu trong quản lý BĐS, đặc biệt khi quản lý từ xa. Dưới đây là các bước chi tiết để thiết lập một hệ thống bảo trì và sửa chữa hiệu quả cho tài sản của bạn:

Lên kế hoạch bảo trì định kỳ

• Kiểm tra định kỳ: Lập lịch kiểm tra định kỳ các hệ thống quan trọng như điện, nước, sưởi, và điều hòa để đảm bảo chúng hoạt động ổn định và hiệu quả.
• Bảo trì theo mùa: Chuẩn bị bất động sản của bạn cho các điều kiện mùa khác nhau, chẳng hạn như bảo trì máy điều hòa vào mùa xuân và kiểm tra hệ thống sưởi vào mùa thu.
• Lên kế hoạch cho các sửa chữa lớn: Xác định và lập kế hoạch cho các sửa chữa lớn dựa trên tuổi thọ dự kiến của các thiết bị và hệ thống trong bất động sản.

Xây dựng mạng lưới nhà cung cấp dịch vụ tại địa phương

• Danh sách nhà thầu ưu tiên: Tạo danh sách các nhà thầu đáng tin cậy và đã được kiểm định để xử lý các vấn đề từ đơn giản đến phức tạp. Bao gồm các thợ điện, thợ nước, chuyên gia HVAC, và các dịch vụ sửa chữa khác.
• Hợp đồng bảo trì: Đàm phán và thiết lập hợp đồng bảo trì với các nhà cung cấp dịch vụ để đảm bảo bất động sản của bạn luôn được bảo trì thường xuyên và chuyên nghiệp.

Tạo quy trình xử lý sự cố khẩn cấp

• Phản hồi nhanh chóng: Thiết lập quy trình cho người quản lý tài sản hoặc người thuê để liên lạc với bạn hoặc với nhà thầu đã chỉ định ngay khi có sự cố khẩn cấp.
• Danh sách kiểm tra sự cố: Cung cấp một danh sách kiểm tra cho người quản lý hoặc người thuê để đánh giá và báo cáo các vấn đề, giúp xác định xem có cần sửa chữa khẩn cấp hay không.

Sử dụng công nghệ để giám sát và báo cáo

• Ứng dụng di động: Sử dụng ứng dụng di động cho phép người thuê báo cáo các vấn đề bảo trì một cách dễ dàng và theo dõi tiến trình xử lý.
• Camera giám sát: Trong trường hợp các sửa chữa lớn hoặc khi bất động sản không có người ở, camera giám sát có thể giúp bạn giám sát quá trình làm việc của các nhà thầu từ xa.

Đánh giá và cải tiến liên tục

• Phản hồi từ người thuê: Thu thập phản hồi từ người thuê sau mỗi lần bảo trì hoặc sửa chữa để đánh giá chất lượng dịch vụ của nhà thầu và mức độ hài lòng của người thuê.
• Kiểm định chất lượng dịch vụ: Thường xuyên rà soát và đánh giá các nhà cung cấp dịch vụ bảo trì để đảm bảo họ đáp ứng tiêu chuẩn và kỳ vọng của bạn về chất lượng.

Bằng cách áp dụng những bước này, bạn có thể đảm bảo rằng bất động sản của mình luôn được bảo trì tốt và sửa chữa kịp thời, ngay cả khi bạn quản lý từ xa.

Đầu tư vào bất động sản có ban quản lý chuyên nghiệp

Đầu tư vào các loại bất động sản có dịch vụ quản lý chuyên nghiệp sẽ giúp giảm bớt gánh nặng quản lý từ xa. Các loại hình bất động sản này thường bao gồm các căn hộ chung cư cao cấp hoặc các khu phức hợp dịch vụ, nơi có đội ngũ quản lý chuyên nghiệp được thuê để xử lý tất cả các khía cạnh của quản lý tài sản, từ bảo trì, an ninh đến dịch vụ khách hàng.

Kết luận

Quản lý BĐS từ xa đòi hỏi sự kết hợp chặt chẽ giữa công nghệ, đội ngũ quản lý địa phương, và hệ thống giao tiếp rõ ràng. Bằng cách ứng dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến, thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các đối tác quản lý BĐS, và luôn duy trì sự giám sát chặt chẽ, bạn có thể quản lý tài sản của mình một cách hiệu quả và đảm bảo dòng thu nhập ổn định, dù bạn không có mặt trực tiếp. Hãy lựa chọn các phương pháp phù hợp với nhu cầu của bạn và luôn cập nhật các xu hướng mới để tối ưu hóa quá trình quản lý.

>> Xem toàn bộ các bài viết “7 BƯỚC TRỞ THÀNH NHÀ ĐẦU TƯ BẤT ĐỘNG SẢN CHUYÊN NGHIỆP“