Hướng dẫn thủ tục làm sổ hộ khẩu và cập nhật mới nhất 2025

Bạn đang tìm hiểu về thủ tục làm sổ hộ khẩu để chuyển hộ khẩu về nơi ở mới? Trong bối cảnh pháp luật Việt Nam liên tục cập nhật, việc nắm rõ các quy định mới nhất là rất quan trọng để tránh mất thời gian và công sức. 

Tổng quan về sổ hộ khẩu và sự thay đổi trong pháp luật cư trú

Trước khi đi sâu vào thủ tục làm sổ hộ khẩu, cần hiểu rõ rằng khái niệm “sổ hộ khẩu” đã có sự chuyển biến lớn. Theo Luật Cư trú 2006 (sửa đổi, bổ sung năm 2013), sổ hộ khẩu là tài liệu quan trọng để quản lý cư trú, thường trú và tạm trú của công dân. Tuy nhiên, từ ngày 1/7/2021, khi Luật Cư trú 2020 chính thức có hiệu lực, sổ hộ khẩu giấy không còn được cấp mới hoặc cấp lại. Thay vào đó, việc quản lý cư trú chuyển sang hình thức điện tử qua Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Căn cước công dân (CCCD) gắn chip.

Điều này có nghĩa là thủ tục làm sổ hộ khẩu ngày nay thực chất là thủ tục đăng ký thường trú. Khi đăng ký thành công, thông tin cư trú của bạn sẽ được cập nhật vào hệ thống dữ liệu quốc gia, và bạn có thể sử dụng CCCD để chứng minh nơi thường trú mà không cần sổ hộ khẩu giấy. Theo Nghị định 154/2024/NĐ-CP (có hiệu lực từ 10/1/2025), quy trình này còn được đơn giản hóa hơn, không yêu cầu nộp nhiều giấy tờ chứng minh như trước. Sự thay đổi này nhằm hiện đại hóa quản lý hành chính, giúp công dân dễ dàng hơn trong việc di chuyển và sinh sống.

Điều kiện đăng ký thường trú theo luật cũ

Dựa trên Điều 20 Luật Cư trú 2006 và Điều 19 Luật Thủ đô 2012, công dân muốn đăng ký thường trú (hay làm sổ hộ khẩu) phải đáp ứng hai điều kiện chính:

• Có chỗ ở hợp pháp tại địa phương muốn làm hộ khẩu. Chỗ ở hợp pháp có thể là nhà do tự tạo lập, thuê mướn hoặc ở nhờ với thỏa thuận bằng văn bản từ chủ nhà.
• Đã cư trú (với đăng ký tạm trú) tại Hà Nội ít nhất 3 năm trở lên.

Trong trường hợp sổ đỏ không đứng tên bạn (ví dụ: mang tên bố mẹ hoặc người thân), bạn vẫn có thể sử dụng địa chỉ đó làm chỗ ở hợp pháp nếu được chủ sở hữu đồng ý bằng văn bản. Ví dụ, nếu bạn làm việc tại Hà Nội 4 năm, có đăng ký tạm trú đủ 3 năm, và bố bạn đồng ý cho ở nhờ, thì bạn đủ điều kiện để nhập hộ khẩu thường trú. Điều này giúp nhiều lao động từ tỉnh lẻ ổn định cuộc sống tại thủ đô mà không cần sở hữu bất động sản riêng.

Điều kiện đăng ký thường trú theo quy định hiện hành

Với Luật Cư trú 2020 và các văn bản hướng dẫn như Nghị định 154/2024/NĐ-CP, thủ tục làm sổ hộ khẩu (đăng ký thường trú) đã đơn giản hơn nhiều. Điều 20 Luật Cư trú 2020 quy định các điều kiện cụ thể như sau:

• Nếu bạn sở hữu chỗ ở hợp pháp (nhà đất đứng tên bạn), bạn được đăng ký thường trú ngay mà không cần điều kiện tạm trú.
• Nếu chỗ ở do thuê, mượn hoặc ở nhờ (như sổ đỏ đứng tên bố mẹ), bạn cần:
  • Sự đồng ý bằng văn bản từ chủ sở hữu và chủ hộ (nếu khác).
  • Đảm bảo diện tích bình quân theo quy định của HĐND địa phương.
  • Tạm trú liên tục tại chỗ ở đó từ 2 năm trở lên (đối với thành phố trực thuộc trung ương như Hà Nội).

Đặc biệt, Luật Thủ đô 2012 vẫn áp dụng một phần, nhưng Luật Cư trú 2020 đã thống nhất điều kiện tạm trú là 2 năm cho Hà Nội, thay vì 3 năm như trước. Đối với nội thành Hà Nội (các quận trung tâm), yêu cầu có thể nghiêm ngặt hơn về diện tích nhà ở, nhưng không còn bắt buộc 3 năm tạm trú nếu sở hữu nhà. Từ năm 2025, theo Nghị định mới, bạn không cần nộp giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp nếu thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia – chỉ cần khai báo và xác nhận.

Ví dụ, nếu bạn từ tỉnh khác, làm việc tại Hà Nội 4 năm, ở nhà bố (sổ đỏ tên bố), bạn có thể đăng ký nếu bố đồng ý và bạn đã tạm trú đủ 2 năm. Điều này giúp giảm bớt gánh nặng hành chính cho người dân.

Hồ sơ cần chuẩn bị cho thủ tục làm sổ hộ khẩu

Hồ sơ cho thủ tục làm sổ hộ khẩu (đăng ký thường trú) đã được tối giản theo quy định mới. Dựa trên Luật Cư trú 2020 và Nghị định 154/2024, bạn cần chuẩn bị:

1. Tờ khai thay đổi thông tin cư trú (mẫu CT01, tải từ Cổng dịch vụ công).
2. Giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp: Sổ đỏ hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (nếu không chính chủ, kèm văn bản đồng ý của chủ sở hữu).
3. Tài liệu chứng minh tạm trú: Sổ tạm trú hoặc xác nhận tạm trú từ công an phường (ít nhất 2 năm cho Hà Nội).
4. Nếu không có sổ tạm trú, thay bằng hợp đồng lao động vô thời hạn hoặc xác nhận đóng bảo hiểm xã hội ít nhất 2 năm tại Hà Nội.
5. CCCD hoặc giấy tờ tùy thân khác.

Từ 10/1/2025, bạn không cần nộp giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân hoặc chỗ ở nếu hệ thống đã có dữ liệu. Điều này làm cho thủ tục làm sổ hộ khẩu nhanh chóng hơn, đặc biệt với trường hợp sổ đỏ không chính chủ. So sánh với luật cũ (Luật Cư trú 2006), hồ sơ trước đây bao gồm phiếu báo thay đổi hộ khẩu, giấy chuyển hộ khẩu từ huyện cũ, và sổ tạm trú 3 năm. Bây giờ, mọi thứ có thể làm online, giảm giấy tờ rườm rà.

Quy trình thực hiện thủ tục làm sổ hộ khẩu

Thực hiện offline:

1. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ.
2. Nộp tại Công an quận/huyện nơi bạn muốn đăng ký (ví dụ: Công an quận Hoàn Kiếm cho nội thành).
3. Công an kiểm tra, xác minh thông tin trong 7-15 ngày.
4. Nhận kết quả: Thông tin thường trú được cập nhật vào CCCD.

Thực hiện online (khuyến khích từ 2025):

1. Truy cập https://dichvucong.gov.vn hoặc https://dichvucong.bocongan.gov.vn.
2. Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử (VNeID hoặc CCCD gắn chip).
3. Chọn dịch vụ “Đăng ký thường trú”.
4. Điền thông tin, tải hồ sơ điện tử (bao gồm văn bản đồng ý nếu sổ đỏ không chính chủ).
5. Nộp và theo dõi tiến độ qua ứng dụng.

Thời gian giải quyết thường là 7 ngày làm việc, có thể kéo dài đến 15 ngày nếu cần xác minh. Nếu hồ sơ thiếu, bạn sẽ được thông báo để bổ sung.

>> Xem thêm bài viết Cập nhập thông tin phí trước bạ nhà đất mới nhất 2025

** Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Radanhadat thực hiện bài viết này với mục đích cung cấp thông tin tham khảo. Thông tin có thể được thay đổi mà không cần thông báo trước. Chúng tôi nỗ lực thực hiện và đảm bảo tính chính xác của bài viết nhưng không chịu trách nhiệm về tổn thất hoặc hậu quả từ việc sử dụng thông tin trong đây.