Kênh kiến thức bất động sản, cẩm nang mua bán nhà đất thông thái
Văn phòng không còn là khái niệm xa lạ với nhiều người. Nhưng đó chỉ là cái nhìn đơn giản của một người bình thường, còn đối với những người đang dự định thuê hay mua đầu tư văn phòng thì cần biết những kiến thức sâu hơn. Vậy chính xác thì văn phòng là gì và có các loại hình văn phòng nào?
Văn phòng là gì?
Văn phòng công ty là nơi đặt trụ sở, chi nhánh của một công ty. Tại văn phòng, những nhân viên và lãnh đạo công ty sẽ ngồi làm việc cùng nhau. Đây cũng là nơi diễn ra các cuộc hội họp, gặp gỡ đối tác, khách hàng.
Văn phòng là nơi nơi tiến hành các hoạt động kinh doanh, giao tiếp, làm việc nhóm. Đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện cho nhân viên làm việc hiệu quả. Đồng thời tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách hàng và đối tác.
Văn phòng công ty thường được thiết kế và trang trí sao cho phù hợp với giá trị và hình ảnh của công ty. Một văn phòng đẹp và hiện đại có thể làm tăng sự tin cậy đối với doanh nghiệp.
Các loại hình văn phòng phổ biến
Văn phòng làm việc truyền thống
Đây là nơi được sở hữu và quản lý bởi một công ty duy nhất. Có thể là tài sản thuộc sở hữu riêng của doanh nghiệp đó. Mô hình này thường được áp dụng bởi các doanh nghiệp có tài chính mạnh, có sự định hình rõ ràng về thương hiệu và văn hóa doanh nghiệp.
Loại hình văn phòng này có tính cố định và riêng tư cao. Do đó, từ phong cách thiết kế, không gian và bài trí nội thất cho đến cách làm việc của nhân viên, tất cả đều mang dấu ấn riêng của công ty. Từ đó, văn hóa đặc trưng của công ty được hình thành và góp phần xây dựng thương hiệu riêng.
Tuy nhiên, chi phí bỏ ra cho mô hình này là khá lớn: mua tài sản ban đầu, tiền sửa chữa, trang thiết bị nội ngoại thất, trang trí, tiền điện, nước, internet, các loại phí bảo trì,…
Văn phòng ảo (Virtual office)
Văn phòng ảo là loại hình văn phòng cung cấp cho doanh nghiệp địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, email công ty,… mà không cần thuê văn phòng thực tế.
Văn phòng ảo không có nhân viên, không có quản lý, nhưng không đồng nghĩa với việc là nó vô hình. Đây chỉ là một văn phòng nhỏ, vẫn có bàn ghế làm việc, là nơi tiếp nhận văn bản, bưu kiện hoặc sẽ đón tiếp khách hàng môi khi doanh nghiệp cần.
Với văn phòng ảo, các doanh nghiệp không cần tốn quá nhiều chi phí và cũng không phải lo về các khoản phí phát sinh hay phí duy trì văn phòng.
Văn phòng chia sẻ (Shared office)
Là một loại hình văn phòng càng ngày càng phổ biến ở Việt Nam. Đây là nơi làm việc của một hoặc nhiều công ty khác nhau, hình thành một không gian chung có tính cộng đồng. Không gian làm việc linh hoạt được thiết kế mở cùng nội thất và trang thiết bị văn phòng hiện đại.
Chi phí của mô hình này không cố định. Có thể chọn thuê theo ngày, tháng, năm, chỗ ngồi linh hoạt hay cố định tùy vào nhu cầu doanh nghiệp.
Mô hình này thích hợp với các công ty nhỏ hoặc startup đang cần giải quyết bài toán chi phí doanh nghiệp. Freelancer cần một môi trường làm việc yên tĩnh. Doanh nghiệp nước ngoài đang tiến hành nghiên cứu thị trường Việt Nam.
Văn phòng xanh (Biophilic Office)
Mô hình văn phòng được sắp xếp, bố trí như một văn phòng bình thường nhưng có thêm yếu tố thiên nhiên. Hệ thống cây xanh được bố trí một cách thông minh và mang lại giá trị thẩm mỹ cao.
Nội thất được sử dụng trong mô hình này không được xử lý nhiều, thường sử dụng vật liệu thô mang lại sự thân thiện, gần gũi thiên nhiên.
Tuy nhiên chi phí của loại văn phòng này khá đắt đỏ. Và để duy trì một không gian xanh cũng không hề dễ dàng.
Kinh nghiệm thuê văn phòng bạn nên biết
Khi muốn thuê một văn phòng để phục vụ cho công việc kinh doanh, chắc chắn rằng bạn mong muốn tìm được một không gian văn phòng với đầy đủ các tiện ích và mức giá hợp lý nhất. Tuy nhiên, không phải ai cũng có đủ kinh nghiệm để thực hiện điều này. Nếu bạn là người thuê văn phòng lần đầu, hãy tích lũy ngay những kinh nghiệm quan trọng dưới đây:
Xác định vị trí văn phòng cần thuê
Trước tiên, bạn cần xác định vị trí của văn phòng muốn thuê. Bao gồm việc xác định đường, quận, hay khu vực nào phù hợp nhất với nhu cầu làm việc của bạn. Liệu nó nằm ở tầng nào, có tầm nhìn rộng mở hay không, và các yếu tố khác liên quan đến không gian làm việc.
Nếu bạn quan tâm đến phong thủy, hãy chú ý đến hướng của tòa nhà mà văn phòng thuê nằm trong đó. Một địa điểm văn phòng lý tưởng sẽ làm cho khách hàng tin tưởng vào công ty. Mặt khác cũng giúp cho nhân viên của bạn thuận tiện khi làm việc.
Chi phí thuê văn phòng
Khi lựa chọn thuê văn phòng, bạn cần nắm rõ vấn đề chi phí với chủ sở hữu. Hãy hỏi về các dịch vụ và tiện ích mà tòa nhà cung cấp. Đồng thời, tìm hiểu thêm về các chi phí hàng tháng cho việc vận hành văn phòng, bao gồm cả các khoản phí sửa chữa, cải tạo, chi phí quản lý, phí điện nước,…
Một số địa điểm hoặc tòa nhà có thể cung cấp chỗ đậu xe miễn phí cho công ty. Nhưng cũng có nơi sẽ hạn chế về số lượng hoặc diện tích đỗ xe. Do đó, trước khi thuê và ký hợp đồng, hãy thảo luận với chủ sở hữu về khoản chi phí này. Nếu tòa nhà không đáp ứng được, bạn có thể yêu cầu chủ cho thuê tư vấn về các lựa chọn đỗ xe khác gần hơn và có chi phí phù hợp, thuận tiện cho nhân viên của bạn.
Độ tin cậy của chủ cho thuê
Trước khi thuê văn phòng, hãy xem xét và nghiên cứu về độ uy tín và tin cậy của chủ sở hữu. Điều này giúp bạn tránh tình trạng gặp rắc rối sau khi đã ký hợp đồng và đóng tiền đặt cọc mà không nhận được sự đáp ứng tốt từ phía chủ cho thuê. Trong những trường hợp không may, bạn có thể mất toàn bộ tiền đã cọc khi gặp phải trường hợp chủ sở hữu là những kẻ lừa đảo.
Hãy tìm hiểu liệu rằng chủ cho thuê có uy tín, văn phòng đã được nhiều người tin tưởng và thuê trước đó chưa. Cũng đừng quên xem xét kỹ lưỡng các điều khoản trong hợp đồng liên quan đến pháp lý để xem chúng có có lợi cho bạn không. Cẩn trọng với những quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên.
>> Xem thêm bài viết Nhà thầu là gì? Tất tần tật những điều cần biết về nhà thầu xây dựng
